Você sabe o que são indicadores de desempenho?

Você sabe o que são indicadores de desempenho?

Para que eles servem?

Você já ouviu falar “Se você não pode medir, você não pode gerenciar” e o que isso quer dizer?

Começando com duas frases famosas:

“Se você não pode medir, você não pode gerenciar”
Peter Drucker.

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.”
William Edwards Deming

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Essas frases foram escritas por importantes Gestores e Consultores em Gestão Empresarial e da Qualidade que influenciaram o mundo corporativo e passaram seus conhecimentos para grandes organizações de sucesso!!

Mas o que eles quiseram dizer com essas frases?

Todos as organizações possuem grandes quantidades de dados e informações que transitam por todos os departamentos, processos, lideranças e pessoas da organização.

Porém, algumas dessas informações devem ser especificamente coletadas, compiladas, trabalhadas de forma que permita verificar tendências, antecipar potenciais problemas, elaborar planos de ação, corrigir rotas e principalmente, tomar decisões.

Essas informações específicas servem para elaborar o que chamamos de indicadores de desempenho.

Os indicadores de desempenhos são informações quantitativas, qualitativas ou fatos relevantes que expressam o desempenho de um processo, produto ou organização em termos de eficiência, eficácia e que permite acompanhar a sua evolução ao longo do tempo.

Eles são utilizados para fazer a Gestão, verificar e analisar a performance de um

 negócio, permitindo avaliar seu desempenho e, consequentemente, a eficácia das estratégias e dos planos de ação implantados.

Quando os consultores Peter Drucker e Deming descreveram as frases anteriores, eles nos passaram a importância de se ter indicadores de desempenho para gerenciar e tomar decisões nos negócios.

Existem várias metodologias e métodos que nos ajudam na Gestão e na definição dos indicadores de desempenho, como por exemplo: OKR (Objectives and Key Results), KRI (Key Risk Indicators), BSC (Balanced Scorecard), S.M.A.R.T (em português: Específico, Mensurável, Atingível, Relevante, Temporal).

Mas quais são os benefícios de se ter indicadores?

Permite a análise de padrões ou referenciais

Por meio dos indicadores, analisamos a qualidade do processo ou produto e as não conformidades em relação aos padrões estabelecidos, permitindo verificar desvios e elaborar ações corretivas e preventivas para buscar o alcance desses padrões.

Também para a uma boa gestão, a análise comparativa é fundamental para verificar se estamos “indo bem ou indo mal” em relação a referenciais de excelência.

Melhora a tomada de decisão

Como descrito anteriormente, os indicadores fornecem informações e análise de padrões para as tomadas de decisão. Assim a liderança e/ou os colaboradores podem tomar decisões estratégicas e preventivas de forma a evitar potenciais desvios e corrigir rotas, antes que o problema aconteça.

Agrega eficiência e melhoria contínua nos processos

Os indicadores permitem a análise da eficiência dos processos: o que se pode melhorar, analisar problemas, verificar desperdícios, gargalos e desvios de qualidade e de custos.

Também pode-se analisar os níveis de atendimento com as partes interessadas da organização, como por exemplo, através do SLA (Service Level Agreement).

Como implementar indicadores?

Segue as 6 etapas que nós utilizamos para implantar os indicadores em uma organização:

1. Alinhe com as diretrizes e estratégias do negócio

Deve-se elaborar um mapa que descreva a visão e a estratégia de onde se quer chegar em curto, médio e longo prazos. Quais são os objetivos estratégicos, resultados e metas esperados. Para isso, pode-se se utilizar, por exemplo, a metodologia Balanced Scorecard – BSC.

2. Defina os indicadores, metas e prazos

Com o mapa estratégico constituído, deve-se definir os indicadores de desempenho que deverão monitorar os objetivos, metas e prazos estabelecidos.

Como sugestão, pode-se utilizar o método SMART.

3. Selecione os Indicadores Relevantes ou Chaves (KPI- Key Performance Indicators)

Os indicadores-chave (KPIs) são aqueles indicadores importantes que realmente auxiliam na tomada de decisão.

Deve-se selecionar poucos indicadores importantes de forma a sermos eficazes. A escolha excessiva de indicadores é onerosa, demanda tempo, informações, recursos e dificulta o seu acompanhamento.

Defina também os responsáveis para construir, acompanhar e monitorar esses KPIs.

4. Colete os Dados, defina as métricas, metas e periodicidade

Defina como serão coletados os dados, a periodicidade, se será automatizado ou manual e os responsáveis por esse processo. A escolha da fonte de dados é fundamental para dar fidelidade e confiabilidade aos indicadores.

Defina também como serão calculados os KPIs (fórmulas e memorial de cálculo), a formatação e como serão apresentados esses indicadores (se será em forma de gráfico ou tabelas) e a sua periodicidade.

5. Compartilhe e faça Gestão Visual

O alinhamento, entendimento, impactos desses indicadores e o resultado, devem ser divulgados e compartilhados por toda a organização.

Todos devem entender e compreender o que está acontecendo na organização, pois todos os colaboradores fazem parte do mesmo time e deve-se sempre estimulá-los a ajudar a organização a alcançar seus resultados e objetivos.

Temos utilizado, em nossas práticas de consultoria, a gestão à vista pois permite a visualização e compreensão dos resultados de forma integrada.

6. Melhore continuamente

Analise, revise e verifique se os indicadores atuais fazem sentido para a organização, se eles realmente trazem informações importantes para a tomada de decisão. Se não fizer sentido, elimine esse indicador ou crie outro indicador que possa ajudar nesse processo decisório.

O que você achou? A sua empresa tem vários KPIs? Eles são suficientes ou são muitos? Você tem alguma dúvida, comentário ou sugestões? Dê o seu LIKE!!!

Até a próxima!!!

Tadeu Yoshida

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