Aprendendo com os problemas na elaboração de mapeamento de processos

Tadeu Yoshida

Mar/2022

Olá pessoal, alguns colegas empresários tem me perguntado:

Estou com dificuldades em mapear processos na minha empresa e não consigo atingir os nossos objetivos. Com o seu aprendizado, quais são os problemas encontrados na elaboração dos mapeamentos de processos?

Nesse Post e nos próximos, vou descrever através da nossa experiência e aprendizado em projetos de melhorias, quais são os principais problemas que encontramos e vivenciamos.

Mas o que é mapeamento de processos?

O Mapeamento de Processos é uma ferramenta fundamental utilizada para ajudar e apoiar o processo de melhoria contínua em uma empresa. Por meio dele é possível entender, controlar e melhorar com mais eficiência e eficácia cada atividade dos processos nas empresas.

Ele é construído de forma gráfica e visual identificando todas as atividades, macro etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo.

O mapeamento de processos também ajuda nos seguintes pontos:

• Apresenta as partes envolvidas no processo
• Detalha as atividades que compõe esse processo
• Mostra quais são as decisões tomadas ao longo das atividades
• Determina quais são as entradas e saídas do processo
• Mostra a relação entre as etapas.

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Quais são os problemas encontrados quando se faz o mapeamento de processos (Parte 1)?

• Falta de informação ou eu acho que é assim….

Construir um mapa de processos de forma teórica (ou achar que é assim que é feito) e sem informações reais, pode não refletir as atividades e etapas que ocorrem no dia a dia da operação. Assim, o mapa de processo elaborado pode apresentar situações inconsistentes e que não refletem a realidade.

• Não ter muito claro os objetivos do processo

Todo processo deve ter objetivos, resultados esperados e seus entregáveis (Deliverable).

Modelar um processo sem saber quais os objetivos que ele contribui, significa não saber o que se espera daquele processo. Desta forma, como saber o que precisa ser verificado, analisado e enfatizado ao construir o modelo daquele processo?

• Não ter muito claro o início e o término do processo

Muitas vezes é difícil entender qual o escopo de atuação de cada um dos processos. Onde o processo se inicia e onde ele termina. Construir um mapeamento sem essa definição, pode gerar diagramas com escopos incompletos, mal definidos ou redundantes com outros processos da mesma empresa.

• Construir com participantes que não executam ou que não estão nas atividades do dia a dia

Construir apenas com pessoas chave, gestores e com pessoas que não executam as atividades do dia a dia pode gerar informações, atividades e responsabilidades inconsistentes. O mapeamento de processo deve ser realizado sempre com as pessoas que executam as atividades do dia a dia.

Pessoas chaves ou o Gestor podem ter uma visão estratégica do processo, mas somente quem coloca a “mão na massa” e executa aquelas atividades rotineiramente é capaz de conhecer os detalhes, as regras, exceções e a operação do processo.

O que você achou desses quatro primeiros aprendizados? Você já participou ou presenciou alguma dessas dificuldades? Comente e compartilhe o que você já vivenciou.

No próximo Post, vou descrever outros aprendizados que encontramos. Até a próxima!!!

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@55PRO

Tadeu

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