Como traduzir os métodos lean da manufatura para processos administrativos

(Carlos Bastos – 09/março/22)

Em meu post anterior (A mentalidade enxuta nos processos administrativos – Link post) abordei que os desperdícios também estão presentes no ambiente administrativo e, portanto, a mentalidade enxuta pode ser ali aplicada já que seu foco é a eliminação dos desperdícios.

No entanto, o que observo é que existe resistência do pessoal administrativo quanto à implementação dos métodos lean em suas áreas.

Minha experiência tem mostrado que um fator que contribui para isso é quando a abordagem é feita com ênfase em terminologias e métodos que funcionam muito bem na manufatura – takt time, kanban, redução de tamanho de lote.

Outro ponto de resistência está na argumentação de que os processos administrativos lidam com muitas situações diferentes e muitas variáveis. Mas isso ocorre na manufatura também e obtém-se resultados significativos.

O que se observa na prática é que a maior parte da variabilidade é gerada por falhas do próprio processo. Portanto, é algo controlável e livrar-se dela está na essência do pensamento enxuto.

Outro argumento é que “fazemos nossa parte muito bem, mas os problemas surgem nas áreas de interface, pois o processo envolve outros departamentos e o lean não tem como ajudar”.

Na minha experiência, resolvemos essa questão fazendo com que todas as áreas envolvidas participem do detalhamento e da análise do processo. Embora o foco esteja em uma área específica, seus fornecedores e clientes comporão a equipe de trabalho na busca da melhoria do processo.

Assim, para vencer essa resistência quanto à aplicação dos métodos lean aos processos administrativos, devemos enfatizar que o objetivo é trabalhar na criação de um fluxo de informações regular, contínuo e previsível ao longo do processo como um todo.

Como esse objetivo será alcançado na prática?

De forma sucinta, segue um roteiro básico:

1. Defina o processo que será foco da melhoria e por quê.
2. Forme uma equipe multifuncional – componentes do processo, clientes, fornecedores e áreas de apoio.
3. Sensibilize a equipe com conceitos e princípios lean básicos.
4. Estabeleça o escopo e a meta a atingir, validando com a liderança das áreas.
5. Faça o mapeamento do processo atual – como está sendo executado. Considere um caso real em que tudo ocorreu como deveria.
6. Com base na experiência das pessoas, com outros casos reais, inclua no mapa problemas e erros que ocorreram, nas diversas etapas do processo.
7. Priorize os problemas a serem solucionados, considerando a contribuição para a meta estabelecida.
8. Encontre a causa raiz de cada problema priorizado e defina ações para sua eliminação.
9. Crie um plano de ação para implementação das ações e acompanhe.

O método e ferramentas lean surgirão ao longo de cada passo, dentro de um contexto que torna seu entendimento e aplicação naturais.

Não deixe que os jargões se sobreponham ao princípio maior do lean – criar um fluxo regular, contínuo e previsível de informações e de materiais, em qualquer tipo de processo.

Fonte:

Yes, You Can Implement Lean in the Office – Rick Bohan

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