A mentalidade enxuta nos processos administrativos

(Carlos Bastos – 16/fevereiro/22)

As iniciativas e práticas Lean objetivam a melhoria contínua da satisfação dos clientes, da qualidade, da produtividade e da eficiência dos processos, minimizando recursos, tempo, energia e esforço.

Embora tenha surgido e se desenvolvido com foco na manufatura, não é mais restrito ao ambiente fabril, podendo ser aplicado em diferentes segmentos, onde as atividades realizadas sejam passíveis de sistematização e de distribuição de tarefas.

A mentalidade enxuta trata da eliminação dos desperdícios, ou seja, das atividades que consomem recursos e não agregam valor.

Assim como na manufatura, os desperdícios também estão presentes no ambiente administrativo e, portanto, a mentalidade enxuta pode ser ali aplicada.

A aplicação de conceitos e ferramentas Lean em ambientes administrativos é chamada de Lean Office.

Enquanto na manufatura o fluxo de valor está relacionado a produtos tangíveis, no ambiente administrativo consiste no fluxo de informações e de conhecimentos.

Deve-se levar em conta as características peculiares e distintas do ambiente administrativo, atuando na identificação dos relacionamentos entres os departamentos, nas diretrizes estabelecidas e na identificação e análise dos processos administrativos.

Alguns tipos de desperdícios nos processos administrativos são listados a seguir:

• Alinhamento de objetivos: é o tempo gasto por pessoas trabalhando com objetivos mal definidos e o esforço necessário para corrigir o problema e produzir o resultado eficaz;
• Atribuição: é a energia usada para completar uma tarefa inapropriada e não necessária;
• Espera: é o recurso perdido enquanto pessoas esperam por informações, reuniões, assinaturas, o retorno de uma ligação;
• Movimento: é o esforço gasto em movimentações desnecessárias;
• Processamento: é o trabalho não executado da melhor forma;
• Controle: é a atividade usada para controlar e monitorar e que não produz melhorias no desempenho;
• Variabilidade: são recursos utilizados para compensar ou corrigir resultados que variam em relação ao esperado;
• Padronização: é a energia utilizada em um trabalho por não ter sido feito da melhor forma possível por todos os responsáveis;
• Fluxo irregular: recursos investidos em materiais ou informações que se acumulam entre as etapas do processo;
• Falta de foco: ocorre toda vez que a energia e a atenção de quem executa não estão alinhadas aos objetivos da organização.

Pode-se fazer uma associação com os 7 desperdícios originários da manufatura enxuta:

• Excesso de produção: Informação e relatórios gerados além do necessário ou antes do momento correto;

• Espera: Indisponibilidade de sistemas, aguardando informações e aprovações;
• Transporte desnecessário: Muitas etapas para aprovação de documentos, falhas de comunicação;
• Processamento desnecessário: Checagem em duplicidade, gerar cópias extras, excesso de transações para execução de uma atividade;
• Excesso de estoque: Alto volume de informação armazenado, documentos

desnecessários;

• Movimento desnecessário: Movimentação excessiva de pessoas e informações;
• Defeitos: Erros de documentação, entrada de dados incorretos.

Com a aplicação da metodologia Lean Office, pode-se obter melhorias significativas nos processos administrativos, tais como: simplificação e desburocratização, redução dos tempos de ciclo, redução no volume de documentação, agilidade no acesso e recuperação de informações.

Assim como na operação industrial, pode-se utilizar diversas ferramentas para reduzir os desperdícios no ambiente administrativo.

Não existe uma receita para definir a ferramenta adequada para ser aplicada no Lean Office, depende das características de cada empresa e dos processos administrativos analisados, bem como da visão definida para o estado futuro esperado.

Fonte:

LAREAU, W. Office Kaizen: transforming office operations into a strategic competitive advantage. USA: ASQ Quality Press, 2002.

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