Você sabe como estruturar um Obeya?

Publicado por em 26 de outubro de 2021

 

 

Você já ouviu falar sobre OBEYA? Você sabe no que ele pode nos ajudar na Gestão? Você já fez gestão do seu negócio ou gestão de projetos de melhoria contínua utilizando o OBEYA?

 

Olá pessoal, respondendo a pergunta: O que é OBEYA?

Fonte: ResearchGate

A palavra obeya é uma palavra japonesa que significa “sala grande”.

 

Obeya representa um local que podemos chamar de “sala de controle” ou “sala de guerra”, onde as estratégias, metas, resultados esperados e alcançados, restrições, cronogramas, atividades, ações preventivas e corretivas ficam visíveis, de tal forma que todos os envolvidos possam avaliar, verificar e fazer análises críticas de projetos.

 

É uma ferramenta muito importante para facilitar o trabalho em equipe e gerenciar melhor de forma visual os projetos, como por exemplo desenvolvimento de um novo produto ou um programa de melhoria contínua.

 

Ajuda também os Gestores, em suas várias funções, a resolver problemas além de suas áreas de atuação e fornecer, à todos os envolvidos, uma visão clara do que cada um pode contribuir nos projetos em que estão participando.

 

Quais são as características importantes de um Obeya?

 

  1. Apoia a tomada de Decisão mais rápida

No Obeya todos tem a visão do projeto, seus impactos, conexões, resultados e andamento das atividades. Se surgir um problema, uma dificuldade ou mudança de cenário, todos os envolvidos têm todas as informações necessárias para analisar e tomar a melhor decisão de forma rápida, integrada e conjunta.

 

 

Fonte: yourleanguide.nl

 

  1. Reduz o número de reuniões para acompanhamento do projeto

Todas as informações importantes estão disponíveis para os envolvidos se manterem atualizados, eliminando assim várias reuniões de atualizações, entendimento e alinhamento. Reduz também a quantidade de apresentações para a Diretoria.

 

  1. Reduz as dúvidas e melhora na comunicação dos envolvidos no projeto

As informações estão visíveis na sala, dessa forma, os envolvidos podem eliminar dúvidas, conflitos e realizar discussões para eliminar os problemas.

 

  1. Elimina restrições ou potenciais problemas

Os pontos críticos, restrições, potenciais problemas estão visíveis e as ações podem ser tomadas, preventivamente, de forma a evitar que eles aconteçam. Elimina-se também as burocracias de aprovações e assinaturas de documentos.

 

  1. Disciplina na atualização das informações

Deve-se ter disciplina e regularidade na atualização das informações. Como os projetos são dinâmicos, as informações, resultados e impactos devem ser atualizados constantemente e com uma frequência definida pelo time de projeto.

 

  1. Melhora o nível de comprometimento das pessoas

As informações estão integradas e as pessoas passam a entender melhor qual o seu papel no projeto e, principalmente, o que se espera delas, aumentando o comprometimento no projeto.

 

  1. Facilidade de acesso das pessoas

O Obeya deve ficar em local de fácil acesso, preferencialmente próximo ao GENBA. Isso facilita a locomoção e seu uso para as reuniões de trabalho e com os Gestores.

 

Como estruturar um Obeya?

 

 

  1. 1Defina os objetivos, prazos e resultados esperados do projeto
  2. Defina as pessoas envolvidas no projeto
  3. Defina a frequência e periodicidade de acompanhamento do projeto
  4. Monte o Obeya no formato do ciclo PDCA

 

 

 

 

 

 

Fonte: Pinterest

4.1 PLAN

Em uma parte do Obeya coloque em papel impresso:

 

Os cronogramas, objetivos do projeto, pessoas envolvidas, o formulário A3 do projeto (se aplicável)

  1. Os gráficos, dados e informações importantes que irão nortear o projeto

 

4.2 DO

Em outra parte, coloque:

  1. As informações do dia a dia, cronogramas, planos de ação, pontos de atenção
  2. Os processos atuais e futuros, problemas, dificuldades, restrições
  3. As atividades de análise, pontos de atenção, alcance das metas, resultados e acompanhamentos

 

4.3 CHECK

Em outra parte, coloque:

  1. As análises de causa raiz e solução dos problemas identificados
  2. As tendências e resultados comparados com os previstos
  3. Agenda de reuniões de acompanhamento

 

4.4 ACT

Em outra parte, coloque:

  1. As informações de correção de rotas
  2. As melhorias implementadas
  3. Revisão dos resultados e metas do projeto, se for o caso
  4. Tomadas de decisões da Diretoria ou Alta Administração
  5. Correções de rumo do projeto, se aplicável

 

Use o ciclo PDCA constantemente até finalizar o projeto.

 

O que você achou? Comente, dê o seu feedback. Você já participou na construção do Obeya?

 

Obrigado e até a próxima!!!

Tadeu Yoshida

 

Ref:

Obeya-association.com – Obeya guiding

ResearchGate.net

 

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