PDCA e o teste do tempo

Eu gosto de usar o teste do tempo quando eu seleciono um autor, livro ou conceitos para estudar. Alguns autores, livros e conceitos sobrevivem por décadas ou séculos, sendo reciclados e continuamente adotados como base e fundamento de novidades no mundo da gestão.

O PDCA é um exemplo de conceito de gestão que sobreviveu ao teste do tempo.

Quando eu apresento o conceito do PDCA em treinamentos, eu começo mostrando duas figuras que demonstram o poder desta ferramenta.

A primeira imagem (Figura-1) tem as fotos de Edwards Deming e Walter Shewhart. Estes dois senhores têm uma contribuição fundamental para disseminar a prática do PDCA no mundo da gestão. Essa prática está em uso a aproximadamente 100 anos, se contarmos os trabalhos iniciais de Shewhart, e há uns 70 anos se olharmos a versão mais conhecida que foi trabalhada por Deming quando ele promoveu a qualidade total no Japão (junto com Joseph Juran e outros).

Figura-1

A segunda imagem (Figura-2) mostra várias ferramentas de solução de problemas, baseadas no PDCA, que variam de 6 até 12 passos. Junto com os diagramas de solução de problemas, eu também mostro o uso do PDCA em planejamento estratégico, gestão de projetos pelo PMI, metodologias de gestão Ágil e Scrum.

Figura-2

A discussão que eu promovo nos treinamentos é para chamar a atenção que: se uma ferramenta, metodologia ou conceito está há tantas décadas em prática e continuamente sendo adotadas por novas “ondas de gestão”, é sinal que ela tem alguma coisa de muito bom.

No meu ponto de vista, o que o PDCA tem de muito bom é a sua simplicidade e grande foco no que é realmente importante para fazer um bom trabalho de análise e solução.

Vamos relembrar o conteúdo do PDCA:

P – Plan / Planejar: definir objetivo, analisar cenário ou problema, levantar causas, identificar causa raiz, definir e validar plano de ação.

Albert Einstein afirma que descrever corretamente o problema é 50% da solução. Isso é bem alinhado com o que vemos na prática de um bom PDCA. Metade do tempo, esforço e atividades são dedicados a entender o problema, identificar a causa raiz e definir o plano de ação.

D – Do / Fazer: Colocar em prática o Plano de Ação. Muitas pessoas começam suas iniciativas por esta etapa e depois tentam compensar a falta de planejamento fazendo mais atividades para corrigir desvios e compensar o tempo perdido com ações pouco efetivas.

C – Check / Checar: Monitorar e validar se ações foram implantadas como planejado, monitorar se indicadores estão evoluindo para alcançar as metas.

A – Act / Atuar (ajustar): atuar nos desvios para garantir que ações sejam implementadas e os resultados alcançados. Incorporar as mudanças à rotina de trabalho.

Vamos comparar a prática do PDCA entre um “board” de diretores e um grupo de operadores.

Apesar da diferença de impacto e de contribuição para os resultados de cada uma das inciativas acima, tanto o “board” de diretores como a equipe de operadores pode colher os benefícios de aplicar os conceitos simples e focados do PDCA. Outra vantagem do uso amplo do PDCA dentro da empresa é criar o alinhamento entre as práticas da alta administração com as ações da operação e demonstrar de forma efetiva o desdobramento dos conceitos e modelo de gestão da empresa.

Algumas iniciativas de gestão, baseadas em conceitos modernos e ferramentas super sofisticadas, falham em gerar valor na sua aplicação porque perdem a simplicidade e eficácia da prática do PDCA. Na minha percepção (não um estudo formal), falham principalmente nas etapas de planejamento e preparação e depois na falta de Check ou acompanhamento.

Uma sugestão para você que está organizando um projeto, desenvolvendo um negócio ou solucionando um problema: avalie o seu planejamento e ações sob a ótica do PDCA. Analise se você efetivamente cumpriu as etapas importantes que garantem o sucesso da sua iniciativa. É uma atividade muito simples que pode salvar o seu projeto e aumentar a sua chance de sucesso.

João Alipio da Silva Costa

55 PRO Consulting

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