Matriz de Priorização de Eisenhower

Publicado por em 14 de julho de 2021

Com a correria do dia a dia, seja na vida pessoal ou profissional, nos deparamos com muitas atividades e ações a realizar. Muitas vezes ficamos perdidos para decidir qual atividade devemos fazer primeiro e o que podemos deixar para depois.

 

Isso também acontece quando estamos conduzindo e apoiando nossos clientes nos projetos de melhoria, planejamento estratégico ou na gestão da rotina nas empresas.

 

Sempre nos perguntam: Tem tanta coisa para fazer!! O que faço agora? Quais atividades eu faço primeiro…?

 

Existem várias metodologias e ferramentas como Matriz KT (Kepner&Tregoe), GUT (Gravidade, Urgência, Tendência), Matriz RACE (Reach, Impact, Confidence, Effort) ou Matriz de Einsenhower (Matriz de importância x urgência).

 

Para ajudar nessas questões vou descrever uma delas, que é muito fácil de aplicar, denominada Matriz de Eisenhower ou Matriz Gerenciamento do Tempo.

A Matriz de Eisenhower foi criada pelo General do Exército Dwight David Eisenhower, antes de ser o 34º presidente do Estados Unidos (1953 a 1961).

 

Conhecida também como Matriz de Urgência x Importância, ela consiste em 4 quadrantes, nos quais devemos distribuir nossas tarefas, de acordo com as categorias da figura a seguir.

No eixo X, Urgência: considera o fator tempo que a atividade deve ou deveria ser feita. Ex: imediatamente, semana que vem, mês que vem.

No eixo Y, Importância: considera o quão importante é aquela atividade e o seu impacto na realização ou não realização. Se eu fizer, qual o impacto? Vou deixar de receber uma punição, sanção ou perder algum valor sentimental ou monetário?

 

 

 

1º Quadrante – Importante e Urgente

Nesse quadrante coloque todas as atividades que são importantes e que, por algum imprevisto, atraso ou má gestão, tornou-se urgente e que se deve atuar imediatamente, senão as consequências serão graves, perigosas ou danosas.

Aqui deve-se ter foco total e deixar todas as outras atividades para depois.

2º Quadrante – Importante, mas não é urgente

Nesse quadrante, coloque as tarefas importantes, mas que é possível fazer sem pressa. Coloque as tarefas relacionadas com suas metas, sonhos ou objetivos e que ainda não tenha a data de conclusão bem definida.

Deve-se planejar essas atividades e agendar partes do seu tempo para dedicar a elas, desde que já tenha completado as tarefas do primeiro quadrante.

3º Quadrante – Urgente, mas não é importante

Nesse quadrante é onde temos grande confusão, perda de foco e de prioridade. Muitas vezes encaramos o urgente como importante, misturando-se esses dois critérios e muitas vezes gastando energia onde não é necessário.

Somente como um exemplo didático é quando você está em reunião presencial ou por videoconferência e toca o telefone.

Imediatamente paramos de conversar (importante), atendemos o telefone (urgente) e é uma ligação de telemarketing, por exemplo.  Ou seja, paramos de conversar com a pessoa que está na reunião para atender um telefone (achando que é urgente, mas que não é).

Outro exemplo: Se eu perder a hora ou o prazo esteja expirando, a perda não terá maiores consequências, portanto sem valor significativo.

Portanto deve-se fazer uma reflexão maior sobre atividades que deveriam estar nesse quadrante. Como sugestão, sempre que possível, delegue essa atividade para outra pessoa ou só atue nelas se não tiver mais tarefas nos quadrantes anteriores.

4º Quadrante – Não é Urgente e não é importante

A percepção sobre tarefas que não sejam nem importantes e nem urgentes vai variar e depender muito do projeto ou das pessoas envolvidas. Porém, caso encontrem atividades que fique nesse quadrante, analise se elas podem ser deixadas para depois ou até serem eliminadas.

 

 

 

Principais benefícios

 

Saber por onde começar

Com a distribuição das tarefas em quadrantes fica mais visível e fácil identificar o que deve ser priorizado e por onde começar.

 

Gastar energia somente com o que deve ser priorizado

Fica mais fácil ter foco e gastar energia onde é importante.  “Enxergar” melhor quais são suas prioridades e evitar a perda de tempo com coisas que não deveriam receber tanta atenção.

 

Diminuição da ansiedade

Ao distribuir as tarefas em quadrantes que ajudam a identificar a prioridade de cada atividade, você assume o controle sobre tudo que deve ser feito, compreende melhor o que é urgente e não se assusta com uma lista de várias coisas a serem feitas.

 

Outras variações dessa metodologia

 

Outras variações da Matriz Urgência x Importância também podem ser elaboradas como por exemplo:

  • Esforço x Resultado
  • Esforço x Impacto
  • Custo x Benefício
  • Produto x Mercado
  • Probabilidade x Risco

 

O que você achou? Agora você consegue priorizar suas atividades ou seus projetos? Tem alguma dúvida, entre em contato conosco.

Até a próxima!!

 

Tadeu Yoshida

 

 

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