Gerenciamento da Mudança

Gerenciamento da Mudança… o que é isso? Isso é importante nas organizações?

Olá pessoal tudo bem?

No nosso atual cenário com a pandemia do COVID, muitas mudanças ocorreram e estão ocorrendo em nossa rotina familiar, no nosso trabalho (Home Office e reuniões virtuais), nos comportamentos, hábitos e atitudes das pessoas. Em consequência disso, surgem ansiedades, dúvidas, incertezas e principalmente a resistência à todas essas mudanças.

Nesse Post escrevo sobre como se preparar ou minimizar essas resistências nesse processo de mudança.

Por que resistimos às mudanças?

Em 1969, a psiquiatra suíça Elisabeth Kübler-Ross escreveu um livro chamado On Death and Dying.

Nesse livro, ela identifica fases nos períodos que antecedem a morte e cria métodos para médicos, enfermeiros e familiares acompanharem e ajudarem um paciente gravemente enfermo. Ela não pretendia criar um modelo rígido para os estágios do processo do morrer, mas simplesmente dar informações aos pacientes que tinham doenças graves, a fim de que tivessem reconhecido o seu verdadeiro lugar na família e na sociedade.

Mais tarde, outros estudos e pesquisas de neurociência testaram esse padrão e identificaram que essas fases ocorrem em qualquer perda ou processo de mudança.

Vamos entender um pouco sobre cada uma das fases:

1. Choque

Fase relacionada ao primeiro impacto do ocorrido. Tem-se a sensação de ficar perdido e vem a pergunta: O que aconteceu? O que faço agora?

2. Negação

Fase em que a situação não é compreendida e não é aceita. Reagimos de maneira protetora e resistente à situação.

3. Raiva ou Culpa

Fase em que o sentimento de raiva se externaliza, onde se culpa os outros ou se sente culpado por aquela situação. Tem-se os questionamentos e a insatisfação.

4. Barganha e Auto- Punição

Fase em que se tenta negociar uma outra situação, procurar entender ou se auto punir.

5. Depressão

Fase mais difícil, onde se fecha todos os contatos e conexões. Ocorre o isolamento do mundo ao seu redor… há pouca ou nenhuma interação.

6. Aceitação

Fase em que a situação ocorrida começa a ser aceita e há o desejo de mudança.

7. Mudança

Fase em que ocorre a mudança e começa uma nova etapa.

Essas fases são conceituais e sua duração no tempo depende de cada pessoa, de cada organização e do nível de mudança ocorrida.

Mudanças Organizacionais

Fazendo um paralelo nas Organizações, esse processo também acontece de forma semelhante nas empresas?

Em nossa experiência profissional e nos diversos projetos que implantamos nesses anos, verificamos que sim.

Muito projetos que participamos e vivenciamos, não atingem os resultados esperados, não pela metodologia ou ferramentas utilizadas ou ainda pela falta de competência ou experiência das pessoas. Elas não foram atingidas em função da resistência às mudanças por parte das lideranças e das pessoas envolvidas!!!

Mudanças nas estruturas organizacionais, fusões e aquisições de empresas, implantação de Programas de Excelência, Programas de Qualidade, Sistemas Integrados (ERP – Enterprise Resource Planning) são alguns dos exemplos que vimos que necessitam de um forte Programa de Gerenciamento da Mudança (também denominado de Change Management).

Mas quais são as mudanças mais comuns nas Organizações?

As mudanças mais comuns são:

• Na Estrutura Organizacional
• Nos Processos Administrativos e Operacionais
• Nos Papéis e Responsabilidades
• Nas Funções de Trabalho
• Nas Ferramentas ou Sistemas de Gestão
• Na Mensuração e Indicadores Chaves
• Na Remuneração
• Nas Competências exigidas
• Nos Comportamentos

Mas o que é então o Programa de Gerenciamento da Mudança?

É um conjunto de estratégias, práticas e ações com o objetivo de garantir o sucesso da implantação de um programa ou projeto, com foco em comprometer, envolver, adaptar e garantir a transição das Lideranças e Pessoas envolvidas nas mudanças, para atingir os resultados esperados, com a menor resistência possível.

Mas quais são os principais cuidados e pontos de atenção?

Valores Organizacionais

Cuide dos valores organizacionais. Entenda esses valores fundamentais, para não ir contra eles e criar resistências.

Forte Patrocinador

Tenha um forte patrocinador, uma pessoa da Alta Administração, que irá acompanhar, incentivar e “cobrar” as mudanças e resultados. Com esse forte patrocínio e a sua participação em atividades chaves, toda a cadeia hierárquica irá “enxergar” o comprometimento com o Programa ou Projeto e sua importância para a empresa.

Comprometer toda a Liderança

Cuide da Liderança, ela tem que se engajar e se comprometer verdadeiramente!!! A liderança tem que “comprar” o programa ou projeto, para que toda a cadeia hierárquica se comprometa também.

Deixe claro o propósito do Programa ou Projeto

Comunique e divulgue o propósito, onde se quer chegar, quais os resultados esperados e seus impactos na organização.

Alinhe todos esses pontos para toda a estrutura organizacional e as partes interessadas como: colaboradores terceirizados, fornecedores, clientes, acionistas e comunidade / sociedade.

Identifique os impactos

Verifique os impactos das mudanças e como elas serão percebidas e recebidas pelas pessoas e, principalmente, o que se vai “ganhar” com as mudanças!!!

Comunique, comunique e comunique

Comunique o cronograma do programa ou projeto, quais são as atividades, datas e responsáveis.

Defina os canais e mídias de divulgação e quais serão os mecanismos de feedback da comunicação.

Treine, treine e treine

Crie um profundo programa de treinamento.

Faça workshops com exemplos práticos e reais da mudança, seus impactos e ganhos.

Faça On the Job Training (Treinamento no local de Trabalho) sempre que possível.

Time de Suporte

Garanta que se tenha lideranças, pessoas chaves e estrutura preparadas para dar suporte às pessoas que possam ter dúvidas, para minimizar medos ou receios.

Uma política de portas abertas ou conversa com a Liderança, pode ajudar na transparência e quebrar barreiras com os subordinados.

Medir e obter feedback

Crie indicadores chaves, como nível de engajamento, nível de resistência e faça acompanhamentos periódicos.

Obtenha feedbacks informais na hora do cafezinho ou no almoço.

Corrija rumos e objetivos se forem necessários.

Mas como implantar um Programa de Gerenciamento da Mudança?

Etapa 1 – Planejamento

Definir e planejar: Propósito, escopo, impacto, pessoas e áreas envolvidas

Definir Patrocinador, orçamento, cronograma

Definir e formar os Time de Gestão e de trabalho

Definir local da sala de gestão do programa ou projeto

Etapa 2 – Comunicar e Despertar interesse

Realizar Workshops, Palestras, Seminários e Road Show nas áreas e instalações.

Alta Administração e colaboradores devem entender a mudança – escopo, objetivos, resultados esperados e impactos.

Etapa 3 – Desejo de querer a mudança

Engajar e motivar as pessoas para as mudanças.

Criar workshops mais próximos da realidade, pedir participação das pessoas.

Etapa 4 – Treinamento e Capacitação

Treinar e capacitar com todos os detalhes operacionais da mudança, seus impactos no dia a dia e entregáveis esperados.

Etapa 5 – Realização da Mudança

Implantar a mudança: novo processo, novo sistema, nova organização, novo ambiente de trabalho etc. Divulgar e comunicar essas mudanças.

Etapa 6 – Perpetuação da Mudança

Fazer reuniões, palestras, workshops de acompanhamento e efetivação da mudança

Mensurar se os resultados esperados estão sendo atingidos.

Corrigir rota, se for necessário.

Desejamos muito sucesso no seu processo de mudança e em sua jornada de transformação!!!!

Se você tiver alguma dúvida ou necessitar de mais informações, entre em contato conosco!!!

Obrigado

Tadeu Yoshida

 55PRO Consulting

Fontes:

Livros:

On Death and Dying – Elisabeth Kübler-Ross –

Gestão da Mudança e Cultura Organizacional – Silvio Luis Johann, Alexandre Alberto Leite de Oliveira, Mara Backert, Vera Suzana Lassance Moreira

Gestão da Transformação – Metodologia 55PRO

Categorizados em: Ambiente para Inovação, Criatividade, Gestão da Inovação