Entrevista: Como implementar a Excelência Operacional na sua empresa

As melhores práticas para iniciar a jornada da melhoria contínua para atingir a Excelência operacional em sua empresa.
O termo “Excelência Operacional” é mencionado, pela primeira vez, no livro de Tom Peters, chamado In Search of Excellence, de 1982. A Toyota disseminou o conceito ao ter criado o Sistema Toyota de Produção. Em consequência da origem do modelo TPS (Toyota Production System) surgiu a metodologia Lean Manufacturing.
Nesta entrevista, José Manuel Nobrega explica como deve ser o processo de implementação de um programa de Excelência Operacional e os objetivos esperados com a implementação da metodologia Lean. Neste modelo podemos perceber que cada elemento (explicação abaixo) é dependente um do outro e assim será possível atingir a melhor qualidade, reduzir custos e o tempo gasto nos processos.
Você deseja há muito tempo elevar sua empresa ao patamar da excelência operacional, mas não sabe por onde começar? Então, fique atento nesta mensagem e siga as dicas das melhores práticas para conduzir o seu negócio rumo a esse objetivo. A Excelência Operacional na sua organização requererá um esforço coletivo coordenado, contudo sempre será bem recompensado.

55 PRO – O que é a metodologia Lean?

José Manuel Nobrega – A metodologia Lean nasceu no Japão, da necessidade de se eliminar desperdícios, ou seja, uma forma de pensar a gestão com base no valor percebido pelo cliente. O Lean concentra-se, principalmente, na eliminação de tudo aquilo que não agrega valor dentro de um processo. Porém, a beleza do Lean está na utilização da experiência das próprias pessoas envolvidas, os colaboradores da empresa, para identificar e implementar as oportunidades de melhoria.

55 PRO – Qual é a melhor época ou quando devo implementar a Excelência Operacional na minha empresa?

José Manuel Nobrega – A qualquer momento! Não existe um momento no qual devemos implementar a jornada da Excelência na empresa. Porém, sempre tem um porém (risos), existem alguns motivos que promovem esse início, como por exemplo, as empresas precisarem otimizar seus processos para se tornarem mais competitivas e ampliarem seus resultados. Ou, as empresas precisarem conquistar novos mercados, adquirindo novas empresas. Outro motivo, hoje em dia, é o enfrentamento da pandemia, uma ameaça que surgiu e fez balançar os resultados e plano de negócios de muitas empresas. Para melhorar ou até mesmo para sobreviver é necessário implementar a Excelência Operacional.

55 PRO – Como então começar?

José Manuel Nobrega – Formando um grupo de trabalho para iniciar o planejamento do projeto, tendo como objetivo delinear as bases práticas do projeto de excelência, definir e detalhar o roadmap do programa. Esta equipe também estará responsável pelos treinamentos, especificações, avaliações nos processos atuais, e preparação de relatórios periódicos para a alta liderança.

55 PRO – Este grupo é um grupo central em uma área específica da empresa?

José Manuel Nobrega – Depende, não existe uma única resposta para esta questão. Dependendo do estágio de evolução de sua equipe ou sua empresa, poderá utilizar diversos modelos de gestão – centralizado ou descentralizado. Eu trabalhei em diversas empresas e já vi ambos os modelos serem aplicados com vantagens e desvantagens para cada lado. Agora se você me perguntar qual é o modelo de sua preferência? Eu defendo o sistema misto, onde você tem um grupo central para definir as regras, especificações, novas ferramentas ou metodologias, pois o mundo continua a mudar a uma velocidade muito rápida e as empresas precisam sempre se atualizar e renovar. E completando minha resposta, você terá um grupo de consultores que trabalharão em cada uma das áreas, onde aplicarão e entenderão melhor o negócio da sua própria área.

55 PRO – E o que este grupo misto deve começar a fazer?

José Manuel Nobrega – Os dois grupos, central e local, devem trabalhar juntos. O central deve começar a organizar as Semanas Kaizen, já explico o que são essas semanas, e definir os requisitos do programa de melhoria contínua. Já o grupo local deve começar a mapear o fluxo de valor de onde trabalha, a fim de identificar seus maiores problemas e gargalos para definir o escopo dos projetos de melhoria para serem realizados nas Semanas Kaizen. Ambos os grupos devem trabalhar em conjunto para atingir os resultados estratégicos definidos pela alta liderança. É importante lembrar aqui que este projeto é uma jornada para longo termo e não precisa resolver tudo para amanhã.

55 PRO – O que é a Semana Kaizen?

José Manuel Nobrega – Primeiramente, só para esclarecer, em japonês, Kaizen é uma palavra constituída de dois ideogramas: Kai, que representa mudança, e o Zen, virtude ou bondade. Resumindo, Kaizen significa mudança para melhor e é uma ferramenta utilizada para a melhoria contínua. Essa palavra sugere uma melhoria que envolva a todos, gerentes e operários. A filosofia Kaizen sugere que a nossa maneira de viver, tanto no ambiente profissional quanto no pessoal, deve estar focada em um esforço constante de melhoria. Dito isso, a Semana Kaizen é o evento onde são apresentados os projetos principais para a Alta Liderança da empresa e estes projetos são realizados durante uma semana, através de um time multifuncional, para otimizar os resultados. Os resultados são apresentados no último dia da semana, onde cada time apresenta, de forma padronizada, as mudanças reais do processo e os resultados de cada projeto.

55 PRO – E o resultado disto tudo, quais são os ganhos?

José Manuel Nobrega – Através de um método padronizado, os times multifuncionais realizam mudanças reais no processo e os resultados obtidos são:
• Redução de desperdício na empresa
• Aumento de produtividade
• Melhoria na qualidade
• Redução de custos
• Aumento na satisfação do cliente
• Mais segurança e qualidade de vida no trabalho
• Aumento da satisfação dos funcionários

55 PRO – E estes resultados são obtidos somente em processos produtivos?

José Manuel Nobrega – Todas as áreas podem adotar o Kaizen, contudo, seu foco deve ser nos pontos onde são identificados maiores gargalos em seus processos.

55 PRO – Quais são as principais ferramentas a serem utilizadas numa jornada de excelência?

José Manuel Nobrega – Existem muitas ferramentas e metodologias que podem nos ajudar em um programa de melhoria contínua. Em um trabalho desenvolvido por nós, identificamos mais de 110 ferramentas (futuras publicações) que podem ser usadas de acordo com a necessidade e o tipo do problema. Como exemplo podemos listar algumas ferramentas que não detalharemos aqui:
• 5S
• Sete Desperdícios
• Setup rápido
• Operador Polivalente
• Poka-yoke
• Padronização
• Zero Defeito
• Takt Time

55 PRO – E quem gerencia todas as atividades, projetos Kaizen, iniciativas lean, células de melhoria contínua?

José Manuel Nobrega – A gestão diária será feita pelas equipes central e locais em harmonia com as lideranças das operações e das áreas suporte. Acima haverá um comitê de avaliação e orientação formado pela alta liderança da empresa, que serão responsáveis por avaliar o andamento do programa e orientar, se houver mudanças no escopo do programa. Este comitê de liderança se encontrará periodicamente (mensalmente) para discutir a evolução do programa e propiciar patrocínio onde não houver mudança de atitude e/ou rejeição das novas demandas.

55 PRO – E a equipe dos times locais e centrais?

José Manuel Nobrega – As equipes precisam se manter sempre atualizadas quanto às tecnologias e metodologias e as melhores práticas operacionais.

55 PRO – E como deverá ser feita a gestão da operação?

José Manuel Nobrega – Documente, automatize e otimize os processos organizacionais para reduzir o ciclo de geração de resultados e minimizar gastos com redução de desperdícios. Tenha métricas para verificar se os resultados alcançados estão saindo como planejado e, caso contrário, poder atuar em tempo hábil para reverter situações adversas e cumprir as metas estabelecidas.

55 PRO – Você menciona muitas vezes a participação harmônica da liderança, o quanto realmente ela é necessária?

José Manuel Nobrega – A liderança é fundamental para termos uma empresa com operações excelentes. Sem a participação efetiva da liderança, a jornada não será duradoura. Nesta tratativa, é importante o compromisso deles com as mudanças que ocorrerão, respeitar a colaboração dos funcionários, ter uma ação participativa com todos os membros, não impor soluções, buscar auto capacitação. A liderança e o sistema de gestão precisam facilitar uma mudança do debate sobre quem possui autoridade para um diálogo em torno do que é a coisa certa para se fazer.

55 PRO – Quanta responsabilidade para começarmos esta jornada de Excelência!

José Manuel Nobrega – Com certeza, e se você está chamando de responsabilidade por dificuldade, isso também é verdade. Se fosse fácil, nós teríamos todas as empresas realizando seus programas de Excelência. Mas, a beleza de começar um programa desta magnitude é a certeza de mudar para melhor. A simples adoção das técnicas e ferramentas não é condição suficiente para obter os resultados esperados. O objetivo é criar condições para o fortalecimento de uma mentalidade lean entre o pessoal da empresa e, a prazo, exportar essa mentalidade para as entidades com quem se relaciona.

55 PRO – Últimas considerações, por favor.

José Manuel Nobrega – Bem, não tenho a pretensão aqui de que conseguisse abordar todos os eventos necessários para lançar um programa de Excelência, porém, quero deixar a mensagem que o importante é começar. Espero ter colaborado nesta missão. Obrigado.

55 PRO – E como a 55 PRO pode suportar você e sua empresa nesta jornada?

José Manuel Nobrega – A 55 PRO Consulting está apta e poderá suportá-los inteiramente em todas as fases da jornada. E, como forma de promover a Excelência, as três primeiras empresas que nos contactarem e tiverem interesse nós oferecemos a primeira avaliação (assessment) nas operações livre de custos (*exceto despesas administrativas*).

Categorizados em: Sem categoria