Como manter a energia da iniciativa Lean na rotina do dia a dia?

(Carlos Bastos – Abr/21)

Diversas pesquisas apontam que uma parcela pequena das empresas que iniciam a implementação de um programa Lean sustentam os resultados e evoluem.

Existem causas estruturais para isso, tais como: falta de comprometimento da alta administração, foco no curto prazo, não criação de uma cultura de busca pela excelência, falta de envolvimento e engajamento em todos os níveis.

O estabelecimento de uma estratégia clara, a definição de uma equipe de gestão do programa, o investimento no aculturamento dos líderes e no treinamento do pessoal, bem como a definição de indicadores focados nos processos de criação de valor, são aspectos fundamentais para atuar sobre aquelas causas e buscar eliminá-las.

Do ponto de vista operacional, os projetos de melhoria, o kaizen e a implantação das ferramentas Lean geram energia positiva, envolvimento e engajamento do pessoal, durante o período de sua realização.

A maior dificuldade é manter essa energia, envolvimento e engajamento das pessoas no dia a dia, para garantir a sustentação das melhorias e dos resultados alcançados.

Orientamos nossos clientes na estruturação e implementação de uma reunião diária, por área, onde informações chaves são compartilhadas pela equipe. Essa reunião deve ocorrer nos diversos níveis de gestão, de acordo com a estrutura hierárquica da empresa.

O objetivo da reunião é nortear as ações cotidianas, para que os colaboradores entendam suas responsabilidades e cumpram os objetivos e metas, fazendo com que a empresa alcance melhoria contínua, qualidade, alinhamento, minimização dos custos e satisfação dos clientes.

Essa rotina pode ser aplicada em qualquer setor da empresa e, para ser eficaz, precisa adequar o comportamento e conduta de cada profissional envolvido. Participam da reunião os funcionários da área e representantes das interfaces. Por exemplo, numa área produtiva: liderança, operadores, planejamento, qualidade, manutenção, logística, engenharia de produção.

A reunião deve ocorrer no início do dia, no nível mais operacional, havendo uma defasagem de horário entre os diversos níveis, permitindo a preparação adequada e escalonamento das informações. Havendo turnos de trabalho, ocorrerá também uma reunião entre as equipes, na troca de turno, para alinhamento.

A diferença entre as reuniões estará no grau de detalhamento e consolidação das informações, e nos seus participantes. Além disso, cada nível superior terá ação sobre questões encaminhadas pelo nível abaixo, em função de não terem sido resolvidas por alguma dificuldade específica ou por aspectos de alçada definidos previamente.

A reunião deve ser conduzida pela liderança da área, de acordo com os níveis de gestão da empresa. Ocorrerá no genba, com foco nos desvios dos padrões, na tomada de decisões e na implementação de soluções.

Quanto antes for detectado e reconhecido um desvio, menor será o seu impacto negativo, mais facilmente se chegará à causa-raiz, mais rápida será a tomada de decisão e maior será a eficiência das ações corretivas implementadas. Esta é uma boa razão para justificar a frequência da reunião.

A reunião permitirá ao Líder: manter comunicação regular; disseminar a cultura Lean; confirmar processos; capacitar colaboradores; promover a melhoria contínua e solucionar problemas de forma estruturada. O comportamento esperado do Líder é de questionar, não buscar culpados, dar e receber feedback e incentivar os funcionários a resolver problemas, dentro do seu escopo de atuação, e propor melhorias.

Um recurso fundamental da reunião é o Quadro de Gestão à Vista, no qual estarão expostas as informações relevantes, necessárias para sua condução. Recomenda-se que seja o mais objetivo possível e focado naquilo que é realmente importante.

Dentre as informações que podem constar no Quadro, podemos citar: indicadores de desempenho, indicadores de processo, dados de qualidade, dados de segurança, dados de produção, problemas detectados, planos de ação, projetos em andamento, qualificação e disponibilidade dos colaboradores. Abaixo um exemplo.

Segue algumas dicas para uma reunião diária objetiva e eficaz:

• Pontualidade;
• Agenda padrão;
• Todos em pé em frente ao Quadro;
• Duração de 15 a 20 minutos;
• Indicadores com meta, valor atual e tendência;
• Foco nos desvios e problemas;
• Plano de ação com responsável e data;
• Situação atual dos projetos de melhoria;
• Prioridades para o dia definidas (máximo 3).

Recomendamos iniciar a implementação da reunião por uma área piloto. Isso trará um aprendizado sobre forma e conteúdo (“Learn by doing”), possibilitará a participação da equipe nas definições (“ownership”) e permitirá realizar os ajustes e as padronizações necessárias para multiplicar para outras áreas, posteriormente.

Para concluir, vale a pena citar alguns benefícios que podem ser obtidos com a implementação dessa rotina:

• Contribui para a capacitação da equipe;
• Melhora a compreensão acerca das necessidades dos clientes;
• Alinha os valores e a cultura organizacional da empresa;
• Promove a gestão do tempo;
• Auxilia os colaboradores a entenderem suas responsabilidades;
• Identifica lacunas e conflitos nos processos;
• Transforma os problemas identificados em oportunidades;
• Aumenta a qualidade do trabalho;
• Melhora o clima organizacional.

Categorizados em: Sem categoria